Tietosuojaseloste

Vammaisten naisten valtakunnallinen yhdistys-Rusetti ry
TIETOSUOJASELOSTE versio 2.1.
Viimeisin päivitys hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 19.03.2022

1. REKISTERIN PITÄJÄ

Vammaisten naisten valtakunnallinen yhdistys-Rusetti ry, y-tunnus 2924154-5
Osoite: Mannerheimintie 107 3.krs, 00280 Helsinki
Puhelin: 040 098 7748 (pj); 040 5147526 (sihteeri)
Sähköposti: marja.pihnala@rusettiry.fi; toimisto@rusettiry.fi; riitta.jolanki@rusettiry.fi
Verkkosivuosoite: http://www.rusettiry.com

2. YHTEYSHENKILÖT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Yhdistyksen tietosuoja-asioista vastaavan nimi: Riitta Jolanki
Osoite: Vanha Tapanilantie 12 B, 00780 Helsinki
Puhelin: 040 5147526
Sähköposti: riitta.jolanki@rusettiry.fi

Yhdistyksen puheenjohtajan nimi: Marja Pihnala
Osoite: Mannerheimintie 107 3.krs, 00280 Helsinki
Puhelin: 040 098 7748
Sähköposti: marja.pihnala@rusettiry.fi

3. REKISTERIN NIMI

Vammaisten naisten valtakunnallinen yhdistys-Rusetti ry:n jäsenrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

• Ylläpitää rekisteröityjen jäsenten yhteystietoja
• Kirjata ensisijaiset diagnoosi- ja apuvälinetiedot liittymishetkellä
• Laskuttaa jäsenten jäsenmaksut siltä osin kuin se ei kuulu maksulliseen jäsenmaksupalveluun (jäsenmaksulaskutus kerran vuodessa ja yksi perintälaskukierros vuodessa)
• Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
• Yhteydenpito jäsenistöön
• Tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
• Mahdolliset muut yhdistyksen toimintaan liittyvät tarkoitukset (esim. koulutuksiin liittyvä henkilötietojen käsittely)

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

• Henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, vamma tai diagnoosi ja apuvälinetieto, luottamustoimet, laskuluettelo, muut mahdolliset tiedot
• Jäsenyyden kuluessa kertynyt tieto henkilötietojen käsittelyn tarkoitus-kohdan asioista

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

• Rekisteröityjen itse antama tieto
• Kilta-rekisterissä on käytössä automaattinen osoitteiden päivitystoiminto. Jos yhdistyksen jäsen tekee osoitteenmuutoksen Postiin, tämä tieto päivittyy automaattisesti Kilta-jäsenrekisteriin. Kuolleet merkitään automaattisesti passiivisiksi ja heiltä päätetään avoimet jäsenyydet ja luottamustoimet.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Jäsenten nimi, osoite, (sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja syntymäaika tallennetaan Invalidiliitto ry:n henkilötietorekisteriin. Tietoja käytetään IT-lehden tilaajarekisterissä, järjestövakuutuksen vakuutettujen rekisterissä, liittovaalien yhteydessä äänioikeutettujen rekisterissä, jäsenkorttien postitusrekisterissä, jäsenlaskutuksessa (yhdistys kuuluu Invalidiliiton jäsenmaksupalveluun) sekä Invalidiliiton yhteydenpidossa jäseniin. Rekisterinpitäjä ei luovuta säännönmukaisesti muita rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi- ja kotipaikkatietojen tallentamisen.

Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen kutakin tiettyä tarkoitusta varten erillisen suostumuksensa tietojen tallentamiseen joko sähköisellä tai paperisella lomakkeella.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat oikeutettuja asianmukaisesti käsittelemään yhdistyksessä vain käyttöoikeuden saaneet henkilöt eli tietosuoja-asioista vastaava ja jäsenyhdistyksen puheenjohtaja.

Rekisteritietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity itse pyytää poistamaan häntä koskevat jäsentiedot rekisteristä tai jäsenyyden katsotaan muuten päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.

10. REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS

Tiedot tallennetaan Kehätieto Oy:n toimittamaan Kilta jäsenrekisteriin. Paperisten hakemusten ja suostumusten tiedot siirretään jäsenrekisteriin. Tallennuksen jälkeen papereita säilytetään, kuten henkilökohtaisia arkaluontoisia tietoja sisältävät dokumentit lain mukaan tulee säilyttää, jäsenyyden ajan.

Järjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeus päätetään henkilön siirtyessä pois tehtävästä. 

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Tietosuojaseloste on saatavilla

• Rusetti – Vammaisten naisten valtakunnallinen yhdistys ry:n kotisivulla
• pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai sähköpostitse

12. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä tai toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.

Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen. Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

13. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.

Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä.  

14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.